Le challenge
Nous sommes intervenus chez Autocito pour les aider à la configuration d'un workflow efficace du recouvrement. Le principe d’Autocito est simple : casser les codes de la location longue durée d’utilitaires et permettre à chaque entrepreneur de se développer grâce à nos véhicules utilitaires disponibles immédiatement en location longue durée, et ce, dès la création d’entreprise. Autocito s'adresse à un public fragile - les entrepreneurs en démarrage d'activité, qui rencontre fréquemment les aléas de trésorerie inhérents au lancement d'une activité.
Les problématiques:
- Le recours au prélèvement automatique par un prestataire bancaire créditant l'ensemble de l'argent sur le compte d'Autocito au jour du prélèvement et débitant à nouveau les prélèvements refusés (jusqu'à 6 semaines après), empêche à tout moment d'être certain de la situation d'un client
- Un outil de pré-comptabilité Quickbooks décommissionné à fin 2023
- Une situation comptable désynchronisée, ne permettant pas une relance efficace
- Des équipes non confiantes sur les relances effectuées
Nos solutions
Nous avons repensé le workflow en profondeur et établi une routine de pointage permettant de réagir dès la confirmation d'un refus de paiement. Nous avons établi trois plans de relance permettant à Autocito de vivre sa philosophie: rester partenaire de ses clients dans la mesure où ils n'accusent pas de retard supérieur à un mois, agir de manière efficace en cas de défaut plus important pour ne pas mettre en risque la trésorerie d'Autocito.
Nous avons pour cela utilisé l'outil Upflow qui permet d'allier des actions manuelles tels que des appels téléphoniques, ou encore l'envoi de courrier postaux à des actions automatisées permettant à Autocito de se rappeler fréquemment à la mémoire de ses mauvais payeurs. Un des challenges était de permettre dans Upflow d'avoir une situation client toujours est adéquation avec la situation déduite d'un client (dû à la connaissance du processus de prélèvement bancaire, la banque cliente considère le prélèvement comme valide si il n' y pas de refus sous 5 jours ouvrés). Ceci permet d'avoir une cible à relancer pertinente
Nous avons également établi une documentation détaillée pour les équipes afin qu'il sache à tout instant quoi faire.
Résultats
Notre workflow a été adopté très rapidement, les équipes nous ont avoué gagner du temps 20% par rapport à avant. De plus, toutes les actions de relance sont concentrée en un seul et unique endroit permettant à l'ensemble de l'équipe d'être alignée sur la situation des clients. Ceux-ci sont serein sur le bien-fondé de leur relance et dispose d'une task liste des actions de relances à mener où les actions leur sont suggérées.
Les clients de leur côté ont changé de comportement, nombreux contactent Autocito de leur propre gré pour donner de la visibilité sur leur trésorerie, ce qui était plutôt l'exception par le passé. Ceci permet aux équipes d'avoir plus de temps à consacrer aux procédures destinées aux mauvais payeurs confirmés et permet à Autocito de s'affirmer dans son rôle de partenaire et non de prestataire de service.
Par ailleurs, le pourcentage de facturé vs collecté dépasse les 120% depuis la mise en place de notre workflow indiquant que l'entreprise récupère de nombreuses créances, et l'indice d'efficacité recouvrement / nombre d'action manuelles est en forte hausse.